AI semakin dekat dengan pekerjaan sehari-hari. Bukan hanya untuk membuat tulisan atau mencari ide, AI juga bisa membantu ketika kita harus berhadapan dengan email yang menumpuk, dokumen yang panjang, atau data Excel yang cukup rumit.
Salah satunya adalah Microsoft Copilot, yang terintegrasi dengan berbagai aplikasi Microsoft 365 seperti Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.
Tapi setelah punya akses ke Copilot, muncul pertanyaan lain: “Terus, Copilot-nya harus disuruh ngapain?”
Daripada hanya bertanya “Bisa bantu apa?”, kamu bisa memberikan instruksi yang lebih spesifik sesuai pekerjaan yang sedang dilakukan.
Berikut 10 contoh prompt yang bisa dicoba untuk berbagai kebutuhan kerja sehari-hari.
1. Mencari Email yang Sudah Lama
Pernah ingat pernah menerima email tentang suatu proyek, tetapi lupa kapan email tersebut dikirim atau siapa yang mengirimnya?
Daripada membuka inbox satu per satu, kamu bisa meminta Copilot membantu menemukan informasi yang relevan.
Contoh prompt: “Cari email dari [nama/orang atau perusahaan] dalam [periode waktu] terakhir yang membahas [topik]. Tampilkan email yang masih membutuhkan follow-up atau tindakan dari saya.”
Copilot di Outlook dapat membantu mencari dan merangkum informasi dari email, sehingga kamu bisa mendapatkan gambaran umum tanpa harus membaca setiap pesan satu per satu.
2. Meringkas Email yang Terlalu Panjang
Satu thread email bisa berkembang menjadi panjang, terutama ketika sudah melibatkan beberapa orang dan banyak balasan.
Kalau kamu hanya membutuhkan inti pembahasannya, coba berikan prompt seperti: “Ringkas email ini menjadi 3 bagian: inti pembahasan, keputusan yang sudah dibuat, dan hal yang masih perlu saya tindak lanjuti. Jika ada deadline atau tanggal penting, cantumkan juga.”
Dengan begitu, kamu bisa mendapatkan gambaran singkat mengenai pembahasan dan hal-hal yang masih perlu dikerjakan.
3. Membuat Draft Balasan Email
Kadang memahami isi email bukan masalahnya. Yang bikin lama justru menentukan bagaimana harus membalasnya.
Kamu bisa memberikan konteks kepada Copilot, misalnya: “Buat draft balasan untuk email ini dengan tone [friendly/formal/professional]. Saya ingin [tujuan balasan, misalnya meminta konfirmasi / follow-up pembayaran / menjelaskan kendala]. Buat maksimal [jumlah] paragraf dan jangan terdengar terlalu kaku.”
Draft yang dihasilkan kemudian bisa kamu review dan sesuaikan sebelum dikirim.
4. Merapikan Tulisan di Word
Sudah punya draft, tetapi kalimatnya masih terlalu panjang, kurang jelas, atau terdengar terlalu formal?
Daripada menulis ulang semuanya dari awal, kamu bisa meminta Copilot membantu menyempurnakannya.
“Rapikan tulisan berikut agar lebih jelas dan mudah dipahami oleh [customer/tim internal/manager]. Pertahankan maksud dan informasi aslinya, tetapi hilangkan kalimat yang berulang atau terlalu bertele-tele.”
Kamu juga bisa menentukan gaya bahasa yang diinginkan, misalnya lebih formal, friendly, atau persuasif.
5. Meringkas Dokumen Panjang
Laporan, proposal, atau dokumen kerja bisa terdiri dari puluhan halaman. Padahal, terkadang kamu hanya membutuhkan gambaran besarnya terlebih dahulu.
Coba: “Ringkas dokumen ini untuk seseorang yang belum sempat membacanya. Tampilkan: 1) inti dokumen, 2) poin penting, 3) keputusan atau perubahan yang perlu diketahui, dan 4) hal yang perlu ditindaklanjuti.”
Setelah mendapatkan ringkasan, kamu bisa menentukan bagian mana yang perlu dibaca lebih detail.
6. Mencari Insight dari Data Excel
Excel bisa membantu mengolah banyak data, tetapi menemukan pola atau insight dari tabel yang panjang bisa memakan waktu.
Daripada hanya meminta “analisis data ini”, coba berikan tujuan yang lebih spesifik:
“Analisis data penjualan [periode]. Identifikasi produk dengan penjualan tertinggi dan terendah, perubahan dibandingkan [periode sebelumnya], serta pola yang perlu diperhatikan. Gunakan angka dari data sebagai dasar dan tandai jika ada data yang tidak cukup untuk menarik kesimpulan.”
Dengan instruksi yang lebih jelas, Copilot dapat membantu mengarahkan analisis sesuai informasi yang ingin kamu temukan.
7. Menemukan Hal yang Perlu Diperhatikan dari Data
Tidak selalu membutuhkan analisis yang kompleks. Kadang kita hanya ingin tahu bagian mana dari data yang perlu diperhatikan.
Misalnya: “Periksa data ini dan cari nilai yang terlihat tidak biasa, seperti angka yang jauh berbeda dari data lainnya, perubahan yang tiba-tiba, atau data yang kosong. Jelaskan bagian mana yang perlu saya periksa kembali dan alasannya.”
Prompt seperti ini bisa membantu ketika kamu belum tahu harus mulai menganalisis data dari bagian mana.
8. Membuat Outline Presentasi dari Dokumen
Sudah punya laporan, tetapi harus mengubahnya menjadi presentasi?
Daripada mulai dari slide kosong, kamu bisa meminta Copilot membantu membuat struktur awal.
“Buat outline presentasi dari dokumen ini untuk audiens [manager/customer/tim internal]. Susun menjadi maksimal [jumlah] slide. Untuk setiap slide, berikan judul dan 3–5 poin utama. Prioritaskan informasi yang perlu diketahui audiens, bukan sekadar mengikuti urutan dokumen..”
Outline tersebut kemudian bisa kamu sesuaikan dengan audiens dan tujuan presentasi.
9. Membandingkan Beberapa Dokumen
Membandingkan dua dokumen secara manual bisa cukup melelahkan, terutama ketika sebagian besar isinya terlihat sama dan hanya beberapa bagian yang berubah.
Kamu bisa mencoba: “Bandingkan dokumen [A] dan [B]. Tunjukkan bagian yang berbeda, informasi yang ditambahkan atau dihapus, serta perubahan yang menurutmu perlu saya perhatikan. Jangan hanya merangkum masing-masing dokumen.”
Ini dapat membantu memberikan gambaran awal mengenai perubahan yang terdapat di beberapa dokumen.
10. Memecah Pekerjaan Menjadi Langkah-Langkah
Tidak semua pekerjaan membutuhkan jawaban langsung. Terkadang yang paling dibutuhkan adalah bantuan untuk menentukan harus mulai dari mana.
Misalnya:
“Saya perlu menyelesaikan [pekerjaan/proyek] dengan deadline [tanggal]. Bantu pecah menjadi langkah-langkah yang bisa dikerjakan secara berurutan. Tandai mana yang perlu saya lakukan terlebih dahulu, informasi apa yang masih kurang, dan hasil akhir yang harus tersedia.”
Dengan cara ini, Copilot tidak hanya digunakan untuk menghasilkan konten, tetapi juga membantu memecah pekerjaan yang terasa besar menjadi beberapa langkah yang lebih mudah dikerjakan.
Prompt yang Baik Tidak Harus Rumit
Dari contoh-contoh di atas, sebenarnya tidak ada satu formula prompt yang wajib digunakan. Namun, memberikan konteks, tujuan, format, dan tone yang jelas dapat membantu menghasilkan respons yang lebih sesuai.
Misalnya, daripada hanya menulis: “Buat laporan.” Kamu bisa memberikan instruksi yang lebih lengkap:
“Buat draft laporan bulanan dari data penjualan ini. Gunakan struktur: ringkasan, tren penjualan, produk dengan performa tertinggi, dan hal yang perlu diperhatikan. Gunakan bahasa profesional dan ringkas.”
Semakin jelas informasi yang diberikan, semakin mudah bagi Copilot memahami hasil seperti apa yang kamu butuhkan.
Tetap Review Hasil dari Copilot
Walaupun Copilot dapat membantu mempercepat berbagai pekerjaan, hasil yang diberikan tetap perlu ditinjau. Terutama ketika berkaitan dengan angka, data bisnis, informasi penting, atau keputusan yang akan digunakan lebih lanjut.
Jadi, menggunakan Copilot bukan berarti:
Kasih prompt → langsung selesai.
Lebih tepatnya:
Berikan konteks → minta bantuan → review hasil → sesuaikan → gunakan.
Dengan workflow tersebut, Copilot dapat membantu pekerjaan sehari-hari tanpa menggantikan penilaian yang tetap membutuhkan manusia.
Maksimalkan Microsoft Copilot untuk Pekerjaan Sehari-hari
Dari mencari dan merangkum email hingga membantu menganalisis data Excel, mengolah dokumen Word, dan menyiapkan presentasi, Microsoft 365 Copilot dapat membantu berbagai pekerjaan sehari-hari di lingkungan Microsoft 365.
Jadi, kalau selama ini Copilot hanya digunakan untuk membuat tulisan, mungkin sekarang saatnya mencoba bertanya: “Apa lagi yang bisa saya delegasikan ke Copilot?”
Untuk menggunakan Microsoft 365 Copilot, organisasi perlu memiliki paket Microsoft 365 yang memenuhi syarat. Copilot dapat ditambahkan ke paket Microsoft 365 Business yang sesuai, termasuk Business Basic, Business Standard, dan Business Premium.
Sudah menggunakan Microsoft 365 dan ingin menambahkan kemampuan AI untuk pekerjaan sehari-hari?
Dapatkan Microsoft 365 Copilot original melalui Solusi Online.
