Memilih software untuk usaha kecil bukan hanya soal mencari harga yang paling terjangkau. Pemilik usaha juga perlu mempertimbangkan cara tim bekerja: apakah karyawan cukup menggunakan aplikasi melalui browser, apakah mereka membutuhkan Word dan Excel versi desktop, atau apakah bisnis memerlukan pengelolaan perangkat dan perlindungan keamanan tambahan?
Microsoft 365 menyediakan beberapa paket bisnis dengan fungsi yang berbeda. Agar anggaran tidak habis untuk fitur yang jarang digunakan—atau justru memilih paket yang tidak memenuhi kebutuhan kerja—UMKM perlu memahami perbedaan setiap paket sebelum membeli.
Artikel ini membahas cara memilih Microsoft 365 untuk UMKM, memperkirakan anggaran berdasarkan jumlah pengguna, dan mempersiapkan kebutuhan bisnis sebelum melakukan pembelian.
Mengapa UMKM Perlu Mempertimbangkan Microsoft 365?
Pekerjaan administratif sering menjadi bagian penting dari operasional UMKM. Tim perlu membuat dokumen, menyusun laporan penjualan, mengelola email, serta menyimpan dan berbagi file kerja.
Microsoft 365 menawarkan aplikasi produktivitas dan layanan cloud dalam satu ekosistem. Bergantung pada paket yang dipilih, bisnis dapat memperoleh aplikasi Office, email dengan domain perusahaan, penyimpanan cloud, dan layanan kolaborasi.
Misalnya, staf administrasi perlu memperbarui laporan penjualan sementara pemilik usaha ingin memeriksa dokumen dari lokasi berbeda. Layanan penyimpanan cloud dan kolaborasi dapat membantu mereka mengakses file kerja tanpa harus terus-menerus bertukar salinan dokumen melalui email.
Namun, tidak semua usaha membutuhkan fitur yang sama. Karena itu, langkah pertama bukan langsung memilih paket termurah, melainkan memetakan kebutuhan aplikasi, jumlah pengguna, dan cara tim mengelola pekerjaan sehari-hari.
Memilih Paket Microsoft 365 yang Sesuai untuk UMKM
Tiga paket yang dapat dipertimbangkan adalah Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, dan Business Premium. Perbedaan utamanya terletak pada ketersediaan aplikasi desktop serta kemampuan keamanan dan pengelolaan perangkat.
-
Microsoft 365 Business Basic: Untuk Pekerjaan Berbasis Web
Business Basic dapat menjadi pilihan bagi bisnis yang sebagian besar pekerjaannya dilakukan melalui browser atau perangkat seluler.
Paket ini menyediakan Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook versi web serta seluler. Paket ini juga mencakup layanan bisnis seperti email dan penyimpanan cloud sesuai ketentuan varian lisensi yang dipilih.
Contohnya, staf yang lebih sering membuat dokumen sederhana, membaca email, dan mengakses file melalui browser mungkin tidak memerlukan aplikasi Office desktop lengkap.
Hal yang perlu diperhatikan adalah Business Basic tidak menyertakan aplikasi Office desktop lengkap. Jika pekerjaan sehari-hari bergantung pada fitur Word atau Excel versi desktop, paket ini mungkin tidak mencukupi.
Sebelum memilih, periksa detail Microsoft 365 Business Basic untuk mengetahui fitur dan ketentuan produk yang ditawarkan.
-
Microsoft 365 Business Standard: Untuk Kebutuhan Aplikasi Desktop
Business Standard layak dipertimbangkan jika tim membutuhkan aplikasi Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook versi desktop, selain versi web dan seluler.
Sebagai contoh, staf administrasi mungkin rutin mengolah spreadsheet menggunakan aplikasi desktop atau menyiapkan dokumen yang memerlukan fitur tertentu. Dalam situasi tersebut, ketersediaan aplikasi desktop dapat menjadi pertimbangan penting.
Business Standard juga menyediakan layanan bisnis dan kolaborasi sesuai ketentuan paket yang dipilih. Meski demikian, paket ini tidak otomatis menjadi pilihan terbaik bagi semua UMKM. Jika aplikasi web sudah memenuhi kebutuhan tim, fitur tambahan yang tersedia mungkin tidak terlalu dibutuhkan.
Untuk membandingkan detail fitur dan ketentuannya, kunjungi halaman Microsoft 365 Business Standard.
-
Microsoft 365 Business Premium: Untuk Kebutuhan Keamanan Tambahan
Business Premium dapat dipertimbangkan oleh bisnis yang membutuhkan kemampuan keamanan dan pengelolaan perangkat lebih lengkap.
Selain aplikasi produktivitas dan layanan bisnis, paket ini mencakup kemampuan tambahan untuk membantu melindungi organisasi dari ancaman siber dan mengelola perangkat.
Paket ini lebih relevan ketika bisnis perlu mengatur akses pengguna, meningkatkan perlindungan perangkat, atau mengelola keamanan secara lebih terstruktur. Namun, UMKM yang baru mulai menggunakan layanan produktivitas cloud tidak harus langsung memilih Premium. Pertimbangkan dahulu kebutuhan keamanan dan pengelolaan perangkat yang benar-benar dimiliki bisnis.
Informasi lebih lanjut mengenai fitur dan ketentuan produk dapat dilihat pada halaman Microsoft 365 Business Premium.
Perbandingan Singkat Paket Microsoft 365
| Pertimbangan | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
| Word, Excel, dan PowerPoint versi web | Ya | Ya | Ya |
| Aplikasi Office desktop lengkap | Tidak | Ya | Ya |
| Email bisnis | Tersedia sesuai varian | Tersedia sesuai varian | Tersedia sesuai varian |
| Penyimpanan cloud | Tersedia sesuai paket | Tersedia sesuai paket | Tersedia sesuai paket |
| Fitur keamanan dan pengelolaan perangkat tambahan | Lebih terbatas | Lebih terbatas | Lebih lengkap |
| Cocok dipertimbangkan jika | Pekerjaan dominan melalui browser | Tim membutuhkan aplikasi desktop | Bisnis memerlukan keamanan dan pengelolaan perangkat tambahan |
Ketersediaan layanan tertentu, termasuk Microsoft Teams, dapat berbeda berdasarkan varian lisensi. Untuk memastikan perbedaan fitur, kamu juga dapat memeriksa perbandingan paket Microsoft 365 untuk bisnis dari Microsoft.
Sebagai panduan awal, pertimbangkan Business Basic jika kebutuhan tim dapat dipenuhi melalui aplikasi web. Pilih Business Standard jika aplikasi desktop diperlukan untuk pekerjaan rutin. Sementara itu, evaluasi Business Premium jika bisnis membutuhkan kemampuan keamanan dan pengelolaan perangkat tambahan.
Bagaimana Menghitung Anggaran Microsoft 365?
Anggaran Microsoft 365 dapat diperkirakan dengan menghitung jumlah lisensi yang dibutuhkan dan harga per lisensi untuk periode berlangganan yang dipilih.
Rumus sederhananya:
Estimasi biaya langganan = jumlah lisensi × harga per lisensi untuk periode yang dipilih.
Misalnya, jika bisnis membutuhkan lima lisensi, kalikan harga satu lisensi dengan lima. Jika membutuhkan sepuluh lisensi, kalikan dengan sepuluh. Untuk anggaran tahunan, gunakan harga tahunan yang sesuai dengan produk dan ketentuan pembeliannya.
Namun, perhitungan tidak sebaiknya berhenti pada jumlah pengguna. Periksa juga apakah setiap karyawan membutuhkan aplikasi desktop, apakah email bisnis diperlukan, dan apakah ada kebutuhan keamanan tambahan. Selisih harga antar-paket perlu dibandingkan dengan manfaat yang benar-benar digunakan.
Harga produk dapat berubah dan ketentuan pajak dapat berbeda. Karena itu, gunakan harga yang tercantum pada halaman produk saat melakukan perencanaan, lalu konfirmasikan kembali sebelum transaksi. Jangan mengandalkan angka dari artikel lama sebagai penawaran harga yang pasti berlaku.
Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Membeli Microsoft 365?
Sebelum memilih produk, periksa beberapa hal berikut agar lisensi yang dibeli sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Tentukan jumlah pengguna dan kebutuhan aplikasi
Petakan siapa saja yang membutuhkan akses Microsoft 365 dan bagaimana aplikasi akan digunakan.
- Berapa pengguna yang membutuhkan lisensi?
- Apakah mereka cukup menggunakan aplikasi web atau memerlukan aplikasi desktop?
- Apakah bisnis membutuhkan email dengan domain perusahaan?
- Apakah tim memerlukan penyimpanan cloud dan kolaborasi dokumen?
- Apakah ada kebutuhan keamanan atau pengelolaan perangkat tambahan?
Pemetaan ini membantu bisnis menghindari pembelian paket dengan fitur yang tidak dibutuhkan atau justru kurang sesuai dengan pekerjaan sehari-hari.
Periksa akun Microsoft 365 dan kebutuhan domain
Jika bisnis sudah menggunakan Microsoft 365, periksa tenant dan langganan yang dimiliki sebelum membeli lisensi tambahan atau menentukan jenis pembelian. Tenant adalah lingkungan organisasi untuk mengelola akun pengguna, lisensi, dan pengaturan layanan Microsoft 365.
Jika bisnis belum menggunakannya, tentukan siapa yang akan mengelola akun administrator dan apakah perusahaan akan menggunakan domain sendiri untuk email bisnis.
Apabila bisnis berencana berpindah dari layanan lain, periksa kebutuhan migrasi terlebih dahulu. Proses yang diperlukan dapat berbeda bergantung pada kondisi akun dan layanan yang sedang digunakan.
Checklist sebelum membeli:
- Jumlah pengguna yang membutuhkan lisensi sudah ditentukan.
- Kebutuhan aplikasi web dan desktop sudah dipetakan.
- Kebutuhan email bisnis dan penyimpanan sudah diperiksa.
- Anggaran untuk periode langganan sudah dihitung.
- Tenant dan langganan yang sudah ada sudah diperiksa, jika berlaku.
- Paket, varian, dan ketentuan lisensi sudah dibandingkan.
Cara Memulai Pembelian Microsoft 365 untuk UMKM
Setelah mengetahui kebutuhan tim, ikuti langkah berikut untuk menentukan pilihan dengan lebih terarah.
- Tentukan kebutuhan utama. Pastikan apakah tim memerlukan aplikasi Office desktop, email bisnis, penyimpanan cloud, atau fitur keamanan tambahan.
- Pilih paket yang sesuai. Bandingkan Business Basic, Business Standard, dan Business Premium berdasarkan kebutuhan tersebut.
- Periksa detail produk. Pastikan varian lisensi, periode langganan, harga, dan ketentuan pajak sesuai dengan rencana anggaran.
- Pastikan jumlah lisensi. Sesuaikan jumlah lisensi dengan pengguna yang membutuhkan layanan dan ketentuan lisensi produk.
- Konfirmasikan hal yang belum jelas. Jika bisnis sudah memiliki tenant atau langganan Microsoft 365, periksa kebutuhan yang ada sebelum melanjutkan transaksi.
Jika kamu sedang membandingkan pilihan, kunjungi halaman beli Microsoft 365 di Solusi Online untuk melihat produk yang tersedia. Periksa kembali detail produk dan harga sebelum melakukan pembelian.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Microsoft 365 untuk UMKM
Apakah Microsoft 365 Business Basic bisa digunakan tanpa aplikasi Office desktop?
Ya. Business Basic menyediakan Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook versi web serta seluler, tetapi tidak menyertakan aplikasi Office desktop lengkap. Jika pekerjaan rutin membutuhkan aplikasi desktop, pertimbangkan Business Standard atau paket lain yang sesuai.
Apakah setiap karyawan harus memiliki lisensi Microsoft 365 sendiri?
Paket Microsoft 365 bisnis yang berbasis pengguna mengharuskan lisensi yang sesuai bagi setiap pengguna layanan. Tentukan jumlah lisensi berdasarkan pengguna yang akan memakai layanan dan hak penggunaan yang berlaku untuk produk tersebut.
Apakah Microsoft 365 cocok untuk usaha kecil dengan lima karyawan?
Microsoft 365 dapat dipertimbangkan oleh usaha dengan lima karyawan. Namun, jumlah karyawan saja tidak menentukan paket terbaik. Pilihan tetap bergantung pada kebutuhan aplikasi, email bisnis, penyimpanan, kolaborasi, serta keamanan.
Apa perbedaan Microsoft 365 dengan Office pembelian satu kali?
Microsoft 365 merupakan layanan berlangganan yang dapat mencakup aplikasi produktivitas, penyimpanan cloud, email bisnis, dan fitur kolaborasi sesuai paket. Sementara itu, Office dengan pembelian satu kali memberikan hak penggunaan aplikasi tertentu sesuai ketentuan lisensinya. Pembelian Office satu kali tidak otomatis mencakup layanan langganan Microsoft 365, seperti email bisnis dan penyimpanan cloud yang disertakan pada paket tertentu.
Mulai dari Kebutuhan Bisnis Anda
Paket Microsoft 365 yang tepat adalah paket yang mendukung cara tim bekerja tanpa membebani anggaran dengan fitur yang tidak diperlukan. Petakan kebutuhan aplikasi, hitung jumlah pengguna, lalu bandingkan paket dan ketentuan lisensinya sebelum membeli.
Dengan langkah tersebut, UMKM dapat membuat keputusan pembelian yang lebih terarah dan menyesuaikannya dengan kebutuhan operasional bisnis.
